Tin tức
Tra cứu mã đơn vị BHXH mới từ 01/9/2026: Hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp [NEW]
Th9
Tra Cứu Mã Đơn Vị BHXH Mới Từ 01/9/2026: Hướng Dẫn Chi Tiết Cho Doanh Nghiệp
Từ ngày 01/9/2026, số định danh cá nhân/căn cước công dân (ĐDCN/CCCD) chính thức thay thế mã số bảo hiểm xã hội (BHXH) theo Kế hoạch 3115/KH-BHXH năm 2026. Việc chuyển đổi này cũng kéo theo sự thay đổi về mã đơn vị tham gia BHXH của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết cách tra cứu mã đơn vị mới và những nguyên tắc quan trọng giúp doanh nghiệp tránh bị gián đoạn công tác kê khai, đóng bảo hiểm.
1. Tra cứu mã đơn vị BHXH mới ở đâu?
Doanh nghiệp có thể tra cứu mã đơn vị BHXH mới của mình tại cổng thông tin điện tử chính thức của BHXH Việt Nam theo đường dẫn:
🌐 Link tra cứu chính thức: https://baohiemxahoi.gov.vn/tracuu/Pages/don-vi-tham-gia-bhxh
2. Hướng dẫn các bước tra cứu mã đơn vị BHXH mới
- Bước 1: Truy cập vào đường link tra cứu nêu trên của BHXH Việt Nam.
- Bước 2: Nhập một trong các thông tin sau để hệ thống tìm kiếm:
- Mã đơn vị (mã cũ, nếu có)
- Tên đơn vị
- Mã số thuế
- Chọn cơ quan BHXH quản lý trực tiếp
- Bước 3: Nhấn nút “Tra cứu” để xem kết quả trả về.
📌 Cấu trúc mã đơn vị BHXH mới hiển thị:
Mã đơn vị BHXH mới sẽ hiển thị tại cột “Mã đơn vị” với cấu trúc chuẩn gồm: Mã định danh đơn vị + Mã đối tượng + Mã loại hình.
Lưu ý quan trọng: Doanh nghiệp nên tra cứu trực tiếp trên hệ thống của BHXH Việt Nam để lấy đúng mã đã chuyển đổi chính thức. Không nên tự suy đoán hoặc tự ghép mã mới chỉ dựa vào mã số thuế — việc này rất dễ dẫn đến sai sót khi kê khai và nộp hồ sơ BHXH sau này.
3. Nguyên tắc chuyển đổi mã số BHXH sang số ĐDCN/CCCD
Căn cứ Mục II Kế hoạch 3115/KH-BHXH năm 2026, quá trình chuyển đổi được thực hiện theo các nguyên tắc cốt lõi sau:
- Hệ thống nguồn duy nhất: Phần mềm Thu và quản lý sổ, thẻ (TST) là hệ thống thực hiện chuyển đổi mã số BHXH sang số ĐDCN/CCCD, cũng như chuyển đổi mã đơn vị tham gia BHXH, BHYT sang bộ mã quản lý mới.
- Đồng bộ dữ liệu liên hệ thống: Các phần mềm nghiệp vụ khác chỉ thực hiện đồng bộ dữ liệu từ TST. Trong giai đoạn chuyển tiếp, hệ thống vẫn hỗ trợ tra cứu song song theo cả mã số BHXH cũ lẫn số ĐDCN/CCCD mới.
- Không làm thay đổi lịch sử dữ liệu: Việc chuyển đổi không làm ảnh hưởng đến lịch sử hồ sơ, chứng từ hay dữ liệu nghiệp vụ đã phát sinh trước đó; đồng thời không làm phát sinh bất kỳ thủ tục hành chính nào cho người tham gia và thụ hưởng chế độ BHXH, BHTN.
- Xử lý các trường hợp chưa đủ điều kiện tự động: Trường hợp người lao động chưa có số CCCD/ĐDCN hoặc thông tin chưa khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ quan BHXH địa phương sẽ thực hiện rà soát và chuyển đổi thủ công theo hướng dẫn của BHXH Việt Nam.
4. Những điều Doanh nghiệp cần lưu ý và thực hiện ngay
Để việc kê khai bảo hiểm diễn ra thuận lợi, Bộ phận Nhân sự – Kế toán của doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các nội dung sau:
⚠️ Checklist công việc dành cho Doanh nghiệp:
- Lưu trữ và cập nhật mã mới: Tra cứu và lưu lại mã đơn vị mới ngay khi có thể để cập nhật vào các phần mềm kê khai BHXH, phần mềm kế toán nội bộ, tránh sai lỗi khi nộp hồ sơ các kỳ tới.
- Rà soát thông tin nhân viên: Đối với NLĐ chưa có số CCCD/ĐDCN hoặc thông tin sai lệch so với CSDL Quốc gia về dân cư, doanh nghiệp cần chủ động phối hợp với cơ quan BHXH để xử lý sớm, bảo vệ quyền lợi cho NLĐ.
- Cập nhật mẫu tờ khai đúng quy định: Khi cần đăng ký hoặc điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT, doanh nghiệp sử dụng Mẫu TK3-TS (dành cho đơn vị) và Mẫu TK1-TS (dành cho cá nhân) ban hành mới nhất.
- An tâm về quyền lợi bảo hiểm: Việc thay đổi mã số/mã đơn vị không làm ảnh hưởng đến thời gian đóng BHXH và không phát sinh thủ tục bắt buộc cho NLĐ — chỉ cần đảm bảo dữ liệu kê khai khớp đúng trên hệ thống.
- Theo dõi văn bản hướng dẫn: Thường xuyên cập nhật các mẫu biểu hỗ trợ và thông báo từ cơ quan quản lý BHXH trực tiếp trong suốt giai đoạn chuyển đổi.
* Bài viết mang tính chất tham khảo, tổng hợp dựa trên Kế hoạch 3115/KH-BHXH năm 2026 và các văn bản hướng dẫn liên quan. Quy định có thể được cập nhật hoặc điều chỉnh theo hướng dẫn cụ thể của BHXH Việt Nam theo từng giai đoạn; doanh nghiệp nên theo dõi thông báo chính thức từ cơ quan BHXH quản lý trực tiếp hoặc liên hệ đơn vị tư vấn để được hỗ trợ áp dụng cụ thể.
Quý Doanh nghiệp cần hỗ trợ Kê khai Bảo hiểm xã hội, Rà soát dữ liệu Lao động hoặc Tư vấn Pháp luật Lao động – BHXH?
📞 Liên hệ KNP PMC để nhận hỗ trợ chuyên sâu ngay
